PRESUPUESTO PARA TU FERIA

Cómo usar la plantilla

Escribe en cada rubro lo que ya cotizaste o lo que tienes previsto gastar, en pesos colombianos. Si un rubro no aplica, déjalo en blanco. A la derecha ves el subtotal, los imprevistos, el total y una gráfica con los rubros ordenados del más grande al más pequeño. Si pones el área del stand, también sale el costo por metro cuadrado. Los valores se guardan en este navegador, así que puedes ir llenando la plantilla a medida que llegan las cotizaciones.

Cuando la tengas lista, usa Descargar para Excel: sale un archivo CSV separado por punto y coma y con las tildes bien codificadas, que abre directo en Excel en español y se puede importar en Google Sheets. Trae todos los rubros, aunque estén en cero, para que sigas trabajando ahí.

Los rubros que más se olvidan

El error más común al presupuestar una feria es pensar solo en el espacio y el stand. Hay gastos que aparecen después y descuadran todo:

• Transporte, montaje y desmontaje. Fletes, cargue y descargue, y las horas de instalación y retiro en el recinto.
• Personal y promotores. No solo los pagos: también alimentación, transporte y uniformes durante todos los días de feria, incluidos los de montaje.
• Viáticos. Si la feria es en otra ciudad, hotel, pasajes y alimentación del equipo se suman rápido.
• Publicidad antes de la feria. Invitar a tus clientes es lo que llena el stand, y la pauta, los correos y las invitaciones también cuestan.
• Otros. Conexión eléctrica, internet, seguros, aseo o vigilancia, cuando la feria los cobra aparte. Revisa en el manual del expositor qué incluye tu espacio.

Cómo se calcula

El subtotal es la suma de todos los rubros. Los imprevistos son un porcentaje de ese subtotal que se reserva para lo que no estaba en el plan: un flete extra, una impresión que hay que repetir, una conexión adicional. Un 10 % es una regla práctica común; súbelo si es tu primera feria, si es fuera de tu ciudad o si todavía tienes rubros sin cotizar. El total es el subtotal más los imprevistos, y el costo por m² es el total dividido por el área del stand, que sirve para comparar participaciones de distinto tamaño. En la gráfica, cada porcentaje es la parte del subtotal que se lleva ese rubro.

Qué hacer con el resultado

Mira la gráfica: si un solo rubro se lleva la mayor parte de la plata, ahí está la primera conversación con tus proveedores. Pide cotizaciones comparables, con las mismas medidas y el mismo alcance; para tener las medidas claras, usa la calculadora de stand. Y antes de aprobar el total, revisa cuánto tendrías que vender para recuperarlo con la calculadora de retorno de una feria: te dice el costo por contacto y cuántas ventas necesitas.

Si el diseño y la fabricación del stand son los rubros que más pesan, cotízalos con nosotros. Diseñamos y fabricamos stands para ferias en nuestra planta de 2.000 m² en Bogotá, con los siete procesos bajo el mismo techo, y te damos una respuesta técnica inicial en menos de 24 horas.